Inleiding
Bedrijfsvoering in een gemeentelijke organisatie kan worden omschreven als de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen om de in de programma’s gestelde beleidsdoelstellingen te realiseren. Deze doelen zijn ontleend aan zowel de aan de gemeente opgedragen (wettelijke) taken als het door de gemeenteraad vastgestelde beleid.
Bedrijfsvoering betreft zowel de primaire processen als de ondersteunende processen. Deze paragraaf beperkt zich tot de ondersteunende processen.
Taakveld overhead en verdeling apparaatskosten
Om de raad meer inzicht te geven in de totale kosten van de overhead voor de gehele organisatie en meer zeggenschap over die kosten te geven, is in de BBV bepaald dat in de begroting een apart overzicht opgenomen wordt van de overheadkosten.
Onder overhead vallen alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Ondersteunende taken zijn niet direct dienstbaar aan de externe klant of het externe product. Wanneer deze ondersteunende taken worden uitbesteed, behoren de uitbestedingskosten bedrijfsvoering tot de overhead.
Door deze definitie te gebruiken kan een eenduidig inzicht worden gegeven in de kosten die direct zijn toe te rekenen aan bepaalde taakvelden. Bijvoorbeeld de personeelskosten van de medewerkers van een bepaalde afdeling, rente en afschrijvingslasten en andere kosten die direct verband houden met het betreffende taakveld.
De kosten van overhead worden verantwoord onder het programma Algemene middelen.
Organisatieontwikkeling
We zetten, met unanieme steun van de gemeenteraad, vol in op een toekomstbestendige ambtelijke organisatie. De verwachtingen zijn hooggespannen, we moeten de organisatie gaan worden zoals we die hebben beschreven in ons bouwplan.
Om dat te bereiken is in 2017 de infrastructuur van het nieuwe organisatiegebouw geregeld. Er zijn drie nieuwe afdelingen en elf nieuwe teams met nieuwe afdelingshoofden en teamleiders. Nu gaan we aan de slag met de ontwikkeling van onze mensen en de professionalisering en cultuurverandering van onze organisatie.
Het nieuwe organisatiegebouw staat, maar we zitten als organisatie nog midden in de daarbij horende kwaliteitsslag. Vanaf nu bouwen we samen verder op wat goed gaat en veranderen we wat nodig is. We proberen zoveel mogelijk van elkaar te leren en willen bereiken dat integraal werken de norm wordt in onze organisatie. Om duidelijk, daadkrachtig en dichtbij te kunnen zijn, zullen we verantwoordelijkheid nemen en verantwoording afleggen. Daarnaast zullen we meer extern gericht zijn, waarbij we als doelstelling hebben meer buiten naar binnen te halen.
Om ons te kunnen ontwikkelen in de hierboven beschreven richting, wordt meer tijd en ruimte besteed aan het coachen van de medewerkers. Hiertoe is een belangrijke rol weggelegd voor de in 2017 nieuw aangestelde teamleiders.
Het management gaat de uitdaging aan om de extra kosten van de teamleiders, structureel circa € 450.000, zelf op te vangen door efficiency en bezuinigingen. Met nog verder gaande bezuinigingen kunnen wij de gewenste kwaliteitsslag niet maken. Dit betekent dat de voor 2017 en 2018 geplande taakstelling van € 150.000 per jaar, met toestemming van de raad, is komen te vervallen.
Personeelsbeleid
De gemeente Midden-Drenthe is volop in ontwikkeling en bouwt samen met haar medewerkers aan een nieuwe organisatie. Samen bouwen betekent dat de medewerkers niet alleen meedenken over de vormgeving van cultuur en structuur, maar dat ze hun ideeën ook uitwerken, in de praktijk brengen en er verantwoordelijkheid voor nemen.
Wij vinden dat wij voortdurend moeten investeren in onze medewerkers. We zijn in de fase beland dat we niet alleen de kwantiteit, maar vooral de kwaliteit van het personeel een verdere impuls willen geven. We gaan meer gestructureerd werken aan de verdere ontwikkeling van ons personeel, zowel in teamverband als individueel. Om dat te bereiken gaan we samen met de teamleiders en medewerkers aan de slag.
De komende periode wordt gebruikt om te inventariseren welke HR-instrumenten we gaan inzetten om dit te bereiken. Het uitgangspunt is dat wij de juiste medewerker met de juiste competenties en vaardigheden op de juiste plek hebben. Nu en in de toekomst.
Financiën en controlling
Een overheidsorganisatie verantwoordt zich over haar beleid en uitgaven. Dat vraagt van ons dat we in control zijn. Als we plannen maken, beloften doen, geld uitgeven, dan willen we achteraf ook weten hoe het is gegaan.
In 2017 is de functie van concerncontroller vast ingevuld. Naast aandacht voor budgetten, krijgen ook het realiseren van beleidsdoelstellingen, risicomanagement en ontwikkeling van de bedrijfsvoering een rol. Elke medewerker heeft hierin een control-verantwoordelijkheid. Door middel van het project Vernieuwing planning- & controlcyclus, waarbij medewerkers van diverse afdelingen betrokken zijn, is gestart met de verdere ontwikkeling op het gebied van control.
Wij willen de interne controle verder ontwikkelen, waarbij de focus niet alleen ligt op het jaarlijks uitvoeren van rechtmatigheidscontroles, deelwaarnemingen en interne controles ten behoeve van de accountant. De interne controle moet primair gericht zijn op het onderkennen van de risico’s en het toetsen van de beheersingsmaatregelen die waarborgen dat de risico’s zijn afgedekt.
Communicatie
Uitgangspunt voor onze communicatie is en blijft, op tijd en transparant communiceren. Daarbij richten we ons steeds meer op maatwerk: wat is de vraag van onze inwoners en welke doelgroep bereiken we het beste met welk middel. Een afweging die we iedere keer weer moeten maken.
Communicatiemiddelen
We hebben veel verschillende middelen tot onze beschikking: De gemeenteberichten in de krant van Midden-Drenthe, de website, social media en traditionele media, informatiebijeenkomsten, brieven, mail, persoonlijk contact. We proberen voor elk onderwerp en elke doelgroep de juiste mix van middelen in te zetten.
Website en social media
In het afgelopen jaar hebben we de website vernieuwd, zodat deze nog weer verder aan de webrichtlijnen voldoet. Het zoeken en vinden op de website zullen ook het komende jaar nog weer verder verbeteren.
De inzet van social media gaan we nog verder intensiveren. Een mooi medium om snel iets onder de aandacht te brengen en successen te vieren.
WelWoZo
Samen met de WelWoZo-partners gaan we ook in 2018 nog hard aan de slag met verschillende projecten op het gebied van Welzijn Wonen en Zorg. Projecten die ondersteund moeten worden met communicatie. Inmiddels hebben we twee nummers van het tijdschrift de Thuisblijver gemaakt. En de intentie om daar nog mee door te gaan.
Schrijven
Het project Schrijven is weliswaar zo goed als afgerond, maar de monitoring van onze schriftelijke uitingen blijft van belang.
Afval
De gescheiden afvalinzameling is inmiddels ingevoerd, maar in 2018 zal nog veel aandacht besteed moeten worden aan het communiceren over de juiste manier van afval scheiden.
Projecten
Een groot aantal projecten vraagt in 2018 communicatieadvies en –inzet, een kleine selectie:
- Lievingerveld
- Bouw school voor voortgezet onderwijs
- Diverse regelingen op het gebied van inkomensondersteuning
- Verkoop bouwkavels
- Uitvoering GVVP
- Centrumvisie Beilen
- Zonneparken
Media
Evenals voorgaande jaren blijft het informeren en te woord staan van de media veel inzet van het team Communicatie vragen. Inwoners zijn steeds sneller geneigd de pers ergens ‘bij te halen’ en via sociale media is de pers snel van dingen op de hoogte. Uitgangspunt is dat we transparant zijn naar de media, met waarborging van de privacy van onze inwoners.
Juridische zaken
Zwaartepunt in deze taak is gevraagde en ongevraagde juridische advisering aan bestuur en organisatie, zowel op publiekrechtelijk als privaatrechtelijk terrein.
Daarnaast is het secretariaat van de Commissie bezwaarschriften een belangrijke taak inclusief de voorbereiding op de advisering door de commissie aan het gemeentebestuur. In 2015 en 2016 zijn in totaal 141 respectievelijk 105 bezwaarschriften ontvangen. Van de 105 van 2016 waren er 63 op het terrein van het sociaal domein (voornamelijk bijstandsverlening en Wmo).
In 2017 zijn tot 15 juli 39 bezwaarschriften ontvangen. Ook advisering van het gemeentebestuur over beroepszaken aanhangig bij een rechtbank, de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State en Centrale Raad van Beroep is een onderdeel van het werk.
Informatievoorziening
Kwaliteit en veiligheid van informatie
De vele ontwikkelingen op het terrein van ICT maken dat we onze informatievoorziening hierop steeds moet aanpassen. In hoog tempo moeten we ons aansluiten op landelijke digitale netwerken. De veiligheid van informatie is en blijft een thema, databestanden krijgen steeds meer een functie in het ontwikkelen en evalueren van beleid, medewerkers en inwoners willen en kunnen steeds meer digitaal.
Kwaliteitssysteem
ENSIA
Onder de paraplu van De basis op orde is in 2016 een kwaliteitshandboek Informatievoorziening opgesteld. Daarin zijn alle processen rondom informatievoorziening en informatiebeveiliging gebundeld.
Elk jaar moeten gemeenten zich verantwoorden over de kwaliteit van de informatieveiligheid van diverse informatiesystemen. In 2017 gebeurt dit voor het eerst met een nieuwe Audit systematiek: de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Deze nieuwe systematiek maakt het beantwoorden van de uitvraag over informatieveiligheid gemakkelijker en efficiënter.
Met ENSIA wordt de verantwoordingssystematiek over BRP, PUN, Suwi, BAG, BGT en DigiD gebundeld. Bovendien sluit hiermee de horizontale verantwoording over informatieveiligheid aan op de gemeentelijke planning en control-cyclus. Hierdoor heeft het gemeentebestuur meer overzicht over de informatieveiligheid van hun gemeente en kan het bestuur beter sturen en verantwoording afleggen aan de gemeenteraad.
Informatiebeveiliging
Informatiebeveiliging blijft een continu proces, ook in 2018. Daarbij wordt nadrukkelijk stil gestaan bij de menselijke kant van informatiebeveiliging. De CISO is bezig met een bewustwordingsprogramma informatieveiligheid voor de medewerkers.
Privacy
In mei 2018 wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht. Deze wet vervangt de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Deze wet zorgt onder meer voor versterking en uitbreiding van privacyrechten en meer verantwoordelijkheden voor organisaties. De nieuwe wet heeft een behoorlijke impact. In 2017 is er in dit kader een Functionaris gegevensbescherming aangesteld.
Archiefzorg
Over het jaar 2015 heeft voor het eerst een zelf toetsing over het archief plaatsgevonden. Hieruit kwamen een aantal verbeterpunten naar voren. Dringende knelpunten zijn opgelost in 2016. Een aantal acties, zoals digitalisering en achterstanden in het beschrijven en onderhouden van oude archieven, kennen een grotere doorlooptijd. In 2017 is begonnen met het wegwerken hiervan. Dit zal in 2018 doorlopen.
Intergemeentelijke samenwerking
Zoals toegelicht in de paragraaf Verbonden partijen nemen wij deel aan diverse gemeenschappelijke regelingen. Onze ervaring tot op heden is dat wij in de bestaande samenwerkingsverbanden goed kunnen opereren. Ondanks onze centrale geografische ligging zien wij direct geen reden om in meer samenwerkingsverbanden te gaan deelnemen. Wij willen het meer gaan zoeken in gezamenlijke (Europese) inkooptrajecten op diverse gebieden, zoals energie, (school)vervoer en sociaal domein.
We weten wel dat onze omgeving daar natuurlijk soms anders over denkt. Zo heeft het huidige kabinet sinds 2015 een oplopende opschalingskorting op het gemeentefonds ingevoerd. Het kabinet streefde naar de vorming van 100.000+ gemeenten. De korting is uitgesmeerd over meerdere jaren (2015-2025) en leidt tot een korting van € 1 miljard op het gemeentefonds. De grootschalige herindelingseis is van tafel, maar de ingeboekte korting op het gemeentefonds van een miljard niet.
Wij zullen alert blijven en zo nodig op nieuwe ontwikkelingen inspelen. Wij zullen daarbij van onze zijde de inhoudelijke benadering blijven inbrengen.